Addon SAP Business One - Gestión Documental

Workflow facturas acreedores

Este documento contiene las especificaciones del Addon para SAP Business One creado por Irene Solutions para la recepción, proceso y automatización contable de facturas de acreedor. Esta herramienta permite digitalizar el flujo de trabajo referente a los documentos a tratar por los departamentos de cuentas a pagar.


Business One


Incorpora las facturas de acreedor recibidas por la empresa en papel, en soporte electrónico o mediante una cuenta de correo electrónico POP3 habilitada al efecto.
Los metadatos necesarios para el proceso de las facturas son obtenidos mediante el servicio de extracción en cloud de Irene Solutions. Estos metadatos permiten etiquetar los documentos para una clasificación inicial, y posteriormente son utilizados para la generación de documentos preliminares o borradores de factura. Junto al documento de borrador, se incluye en forma de anexo el documento pdf de factura.



Resumen de características




Configuración del sistema

El menú del Addon consta de tres submenús: El menú 'configuración', en el que se encuentran las opcionesde configuración del sistema; El menú 'Monitor de documentos' mediante el cual se incorporan documentos y se gestionan las distintas operaciones que se pueden realizar sobre los mismos; Y el menú 'Ayuda Web' que consiste en un enlace al sitio de ayuda del producto.

Addon transferinvoices

El formulario de configuración contiene dos bloques de información: El primer bloque para la conexión al servicio de extracción de metadatos, y el segundo bloque para la configuración de la cuenta de correo electrónico que servirá de buzón de entrada para las facturas.

Addon transferinvoices
Configuración de la aplicación para acceso al servicio
  • Usuario: Usuario de acceso al servicio de extracción de metadatos de Irene Solutions.
  • Contraseña: Contraseña de acceso al servicio de extracción de metadatos de Irene Solutions.
  • Addon transferinvoices Realiza un prueba de conexión al servicio.
Configuración buzón PDF factura mail POP3
  • Servidor correo: Servidor de correo electrónico.
  • Puerto: Puerto utilizado por nuestro servicio de correo electrónico.
  • Usuario: Usuario para el acceso a nuestro servicio de correo electrónico.
  • Contraseña: Contraseña para el acceso a nuestro servicio de correo electrónico.
  • Utilizar conexión SSL: Indica si utilizar o no una conexión SSL.
  • Addon transferinvoices Guarda los cambios.

Monitor de documentos

El Monitor de Documentos nos permite incorporar documentos, actualizar los metadatos asociados a los mismos mediante la conexión al servicio de extracción y realizar el prerregistro de las facturas de compra como borradores. Desde la incorporación de los documentos en el sistema, esto pasan por tres estados: 'P' en proceso, 'E' con metadatos pendientes de contabilizar, 'C' borrador creado.

Addon transferinvoices

Monitor de Documentos

Video de ejemplo de uso del botón 'Anexar' para la subida de archivos locales de facturas en PDF.

Video de ejemplo de uso del botón 'Recibir' para la descarga de facturas en PDF del buzón de correo electrónico.

Video de ejemplo de uso del botón 'Actualizar' para actualización de metadatos de factura.

Video de ejemplo de creación de regla contable básica para la creación de borradores de factura.

Video de ejemplo de creación borrador factura con imputación directa en finanzas.

Video de ejemplo de creación borrador factura a partir de pedidos.

Jerarquía de automatización contable

Para la creación del borrador de factura el sistema sigue la siguiente jerarquía de ejecución de reglas: