Factura electrónica PDF en SAP en 6 pasos (parte 1)

Esta guía paso a paso explica cómo poner en marcha de manera sencilla la factura electrónica PDF en SAP. Para ello configuraremos ArchiveLink en el sistema SAP, crearemos el repositorio externo para el almacenamiento de las facturas electrónicas, y modificaremos el mensaje RD00 de facturas emitidas para que genere las facturas y las enlace con el ERP. Cuando terminemos el proceso podremos emitir facturas electrónicas mediante el envío de mensajes a un archivador como en el siguiente video de ejemplo.


1. Instalación del repositorio de contenido

En primer lugar, instalaremos el repositorio de contenido de Irene Solutions SL en el servidor (Instalar Kivu Server Windows 32 bits o Instalar Kivu Server Windows 64 bits). Este se encargará de almacenar los documentos: albaranes, facturas recibidas, emitidas…, firmar facturas electrónicas y servir las peticiones de SAP a través de ArchiveLink de las mismas. Esta funcionalidad nos permitirá firmar lotes de documentos de manera sencilla, y enlazarlos con sus objetos de negocio fácilmente mediante ArchiveLink; con mayor flexibilidad que las firmas de formularios mediante AdobeForms o PDFForms, además de ser compatible con SmartForms y SAPscript. Para ello descargaremos y ejecutaremos el paquete de instalación. Una vez finalizado el proceso de instalación comprobaremos que el servicio de Windows que hemos instalado está arrancado:

Kivu Server

Una vez comprobado que el servicio está arrancado, cargaremos la configuración por defecto mediante el siguiente enlace: Asistente configuración guía Factura electrónica PDF en SAP en 6 pasos (parte 1) .


2. Crear dispositivo de salida

Necesitamos crear un dispositivo de salida por el que enviar los mensajes de SAP que deseemos archivar en el repositorio de documentos.
Accederemos para ello a la transacción SPAD y haremos click en el botón 'Visualizar' al lado del cuadro de texto de 'Dispositivos salida':

Kivu Server

Haremos click en el botón 'Modificar' para pasar al modo edición:

Kivu Server

Y click en el botón 'Crear' del menú 'Dispositivo de salida':

Kivu Server

Por último, cumplimentamos los datos necesarios para crear nuestro dispositivo de salida y le asignamos la clase 'archivador':

Kivu Server

No obtante podemos seguir las instrucciones de las siguiente notas SAP:


3. Crear repositorio de contenido

Necesitamos crear el repositorio de contenido en SAP mediante la transacción OAC0. Kivu Server gestionará todos los repositorios de contenido que apunten a su servicio de repositorio. En la serie de guías a la que pertenece este documento vamos a crear los repositorios de contenido 'ZF' (para los documentos que deseamos guardar firmados digitalmente por el componente de firma de Kivu Server) y el 'ZI' para documentos a almacenar en los que no necesitemos utilizar el componente de firma digital:

Kivu Server

Cumplimentamos los datos de los repositorios externos. Debemos poner el servidor externo dónde esté instalado el Gestor Documental de Irene Solutions, el puerto (por defecto es el 8099) y el script encargado de almacenar y servir los documentos ('Kivu/Sap/Archivelink/Content/Server/'). Por último, en el campo dispositivo de salida introduciremos el creado en el paso anterior ('ARCH'). Con esto crearemos el repositorio de contenido 'ZI'.

Kivu Server

Luego hacemos lo mismo con el repositorio 'ZF'.

Kivu Server

4. Definir documentos lógicos

Mediante la transacción OAC2 creamos las clases de documento 'ZFRA_DGIRN' y 'ZFRA_IRENE' con las denominaciones de 'FACTURA ELECTRONICA VENTA' y 'FACTURA EN IRENEDC 3.0' y les asignaremos el tipo de documento PDF.

Kivu Server

5. Definir los enlaces para las clases de documentos lógicos

Mediante la transacción OAC3 Debemos incluir una nueva entrada para el objeto de negocio VBRK (factura de venta), la clase de documento ZFRA_DGIRN y el repositorio de contenido ZF creado en el PASO 3.

Kivu Server

Mediante la transacción OAC3 Debemos incluir una nueva entrada para el objeto de negocio BUS2081 (factura de compra), la clase de documento ZFRA_IRENE, el repositorio de contenido ZI creado en el PASO 3.

Kivu Server

Una vez completada esta parametrización, la opción 'Archivar Business Document' ya debe de aparecer activa en el GOS y las clases de documento configuradas accesibles para anexar ficheros al objeto del tipo correspondiente. Podemos, por ejemplo, desde la modificación de facturas de venta en la transacción VF02 acceder al GOS, y ver como mediante el menú 'Crear' > 'Archivar Business Document' podemos anexar el documento lógico de 'FACTURA ELECTRÓNICA VENTA'.

Kivu Server

Ahora debemos configurar un mensaje de factura para poder enviarlo al repositorio correspondiente.

Kivu Server

6. Configurar la clase de mensaje para emitir facturas electrónicas

Mediante la transacción NACE seleccionaremos la aplicación V3 Facturación y la opción Clases de Mensaje. Por ejemplo, para el mensaje estándar de la factura (RD00), podremos configurar en la pestaña 'Sistema Archivo' la forma de realizar el archivado y que Clase de documento de los configurados en el Archivelink utilizaremos para almacenar el mensaje en la gestión documental cuando este sea procesado.

Kivu Server

Mediante la transacción NACR podemos al crear los registros de condición para la generación automática de los mensajes (transacción NACR, aplicación V3, clase de mensaje RD00 en mi caso; o transacción VV31/VV32), indicaremos como queremos que sea su tratamiento en los relativo a su inclusión en la gestión documental.

NOTAS

Los documentos anexados luego podían ser consultados desde los mismos documentos con la opción Lista anexos en el GOS o a través de la transacción OAAD. Desde la transacción OAOR también se puede realizar la búsqueda de los documentos anexados a un determinado objeto de negocio. En el caso de que queramos archivar pedidos de venta, en el módulo de ventas es necesario poner el parámetro de usuario 'SD_SWU_ACTIVE' con el valor 'X' para activar el GOS en la transacción VA02/VA03.

Para introducir el nombre del servidor en la configuración, deberemos detener el servicio windows para Kivu Server. El archivo de configuración se encuentra en la ruta 'C:\ProgramData\Kivu\settings.xml'. Para actualizar el nombre del servidor debemos actualizar el parámetro 'ServerName' (hay que tener en cuenta actualizar también el parámetro en el repositorio de SAP mediante la transacción OAC0)

Feedback

El contenido de la presente guía es fruto de una primera versión alfa. Seguramente quedarán muchas cosas por añadir, y habrá errores o problemas que resolver; por lo tanto cualquier ayuda, apreciación, consulta... será de gran ayuda para todos, por lo que espero que no dudéis en contactar conmigo en el siguiente mail manuel@irenesolutions.com.

Colaboraciones.

Fuentes.

Notas y trucos SAP (Bitacora), de Roberto Espinosa Milla

https://saptricks.wordpress.com/2013/02/22/truco-45-gestion-documental-en-sap-ii-archivelink/

[22 de febrero de 2013]

Notas de SAP relacionadas:

Problemas conocidos.

El log de instalación de Kivu Server da el mensaje 'Downloading failed with HRESULT=-2146697204'. Ocurre cuando no se puede tener acceso a la url de alguno de los prerrequesitos del paquete instalable. Podemos probar con los siguiente paquetes: